1300 informes de encuestas al año, y un trabajo de mejora visible

Uso

Todo el flujo, desde la encuesta hasta el informe, con los expertos de Entergate en cada paso

Con la Ayuda Experta de Entergate, el municipio de Umeå gestiona todo el proceso de investigación junto con los consultores de Entergate: desde el diseño de encuestas y evaluaciones de cursos hasta la publicación, recopilación y generación de informes. No es una herramienta de autoservicio, es una asociación donde la experiencia de Entergate y el conocimiento operativo del municipio de Umeå se encuentran en un diálogo común construido a lo largo de muchos años.

Entergate ha creado portales a medida adaptados a las necesidades del municipio. El profesor inicia sesión, comienza una evaluación y publica la encuesta para los alumnos a través de la plataforma educativa con solo pulsar unos botones, mientras Entergate se encarga de todo en segundo plano. Las encuestas se basan en los criterios nacionales de la Inspección Escolar, complementados con las preguntas propias del municipio, lo que permite tanto el seguimiento local como la comparación nacional.

Perspectiva clave: No es una herramienta de autoservicio, sino una asociación donde Entergate se encarga de todo el proceso y el profesor publica las encuestas con solo pulsar unos botones.

Desafío

La visión general no es suficiente: la profundidad requiere un sistema

Tener la responsabilidad general de una escuela secundaria con grandes diferencias en cursos, alumnado, programas y competencias docentes es complejo. Los factores de éxito generales son difíciles de identificar sin una forma sistemática de recopilar y analizar datos a lo largo del tiempo, y el trabajo de mejora sin bases medibles corre el riesgo de volverse subjetivo y difícil de implementar.

La necesidad era clara: un proceso que funcionara sin fricciones para profesores y alumnos en el día a día, y que al mismo tiempo proporcionara al estratega escolar la calidad de datos necesaria para tomar decisiones fundamentadas, sin que el municipio tuviera que construirlo y gestionarlo por sí mismo.

El problema central: La calidad de los datos para las decisiones estratégicas requería una herramienta sistemática, pero el municipio no tenía ni el tiempo ni la competencia para construirla y gestionarla por sí mismo.

Solución

Proceso sin fricciones, con una tasa de respuesta del 80 % entre 3 700 alumnos de secundaria

Entergate configuró un portal a medida para la escuela secundaria del municipio de Umeå, donde todo el flujo funciona de manera fluida y automática. Solo para las encuestas de alumnos y profesores se generan aproximadamente 1 300 informes al año. La tasa de respuesta entre los 3 700 alumnos de secundaria alcanza sistemáticamente al menos el 80 por ciento, una prueba de que el proceso está bien integrado y no presenta fricciones.

Los informes proporcionan al consejo de educación secundaria y de adultos una evaluación sistemática de las actividades a lo largo del tiempo y ofrecen a las escuelas o programas individuales indicadores directos sobre los resultados de las iniciativas realizadas, como por ejemplo cómo ha afectado un cambio en la programación horaria al nivel de estrés percibido por los alumnos.

La misma Ayuda Experta para todas las necesidades de investigación de la organización

Además de las evaluaciones de cursos y las encuestas a alumnos, Entergate también gestiona las encuestas a empleados y el trabajo sistemático de entorno laboral (SAM) del municipio de Umeå con la misma Ayuda Experta: el mismo diálogo cercano, el mismo enfoque en soluciones y el mismo conocimiento profundo de los procesos. Entergate no solo recibe pedidos, sino que propone mejoras y ajustes de forma proactiva, incluso cuando el cliente no lo ha solicitado explícitamente.

«Un diálogo fluido que hemos construido conjuntamente durante muchos años. Un gestor de proyectos profesional y orientado a soluciones. Considero que son muy buenos a la hora de partir de las necesidades del cliente, realizar los ajustes solicitados en el proceso y también proponer cambios, incluso si el cliente no los ha pedido».

— Empleado, municipio de Umeå

El resultado: Un compañero en el trabajo de desarrollo del municipio: 1 300 informes al año, una tasa de respuesta del 80 % y un socio que propone mejoras de forma proactiva.