Exitenkät & onboardingenkät

En onboardingenkät är en undersökning som följer upp hur en ny medarbetare upplever sin första tid i organisationen. Den kan mäta exempelvis introduktion, rolltydlighet, stöd från chef och kollegor, tillgång till rätt verktyg, arbetsuppgifter, kultur och förväntningar. På engelska används bland annat begreppen onboarding survey, employee onboarding survey och new hire survey.

En introenkät eller intromätning är en undersökning som följer upp den nyanställdes introduktion och första upplevelse av arbetsplatsen. Begreppen introenkät, intromätning, introduktionsenkät och onboardingenkät används ofta för närliggande typer av mätningar och beskriver i praktiken samma grundläggande behov: att följa upp hur en ny medarbetare upplever starten i organisationen. Skillnaden ligger främst i terminologin och hur omfattande mätningen är – en introenkät kan fokusera mer på de första dagarna och den praktiska introduktionen, medan en onboardingenkät även kan följa roll, ledarskap, kultur och tillhörighet under de första månaderna.

En onboardingenkät hjälper organisationen upptäcka tidiga problem och förstå vad som fungerar bra i introduktionen. Det kan exempelvis handla om otydliga arbetsuppgifter, brist på information, saknade system eller verktyg, otillräckligt stöd från chef, svårigheter att komma in i teamet eller otydliga mål och förväntningar. När problemen identifieras tidigt finns också möjlighet att agera medan onboardingprocessen fortfarande pågår.

En bra onboardingenkät bör mäta både praktiska, sociala och organisatoriska delar av den första tiden. Vanliga områden är roll och ansvar, förväntningar, introduktion, information, system och verktyg, stöd från chef, stöd från kollegor, utbildning, arbetsuppgifter, kultur och värderingar, känsla av tillhörighet samt den övergripande onboardingupplevelsen.

Bra onboardingfrågor hjälper er förstå om den nya medarbetaren har fått rätt förutsättningar för att lyckas i rollen, till exempel om personen förstår vad som förväntas av den, om rollen motsvarar förväntningarna, om den fått rätt information och verktyg, om stödet från chef räckt till, om den känner sig välkommen i teamet, om organisationens mål och arbetssätt är tydliga, samt vad som fungerat bra, vad som saknats och vad som kan förbättras för framtida nyanställda. Kombinera gärna skalfrågor med öppna frågor för att både kunna följa resultat och förstå orsakerna bakom svaren.

En onboardingenkät fungerar bäst när den delas upp i flera mätpunkter under den första tiden. Ett enkelt upplägg är två mätningar: en efter cirka 2–4 veckor som fokuserar på välkomnande, introduktion, information, utrustning, system och behörigheter samt första kontakten med chef och kollegor, och en efter cirka 2–3 månader som fokuserar mer på arbetsuppgifter, arbetsbelastning, ledarskap, samarbete, rolltydlighet, kultur, tillhörighet, utvecklingsmöjligheter och om förväntningarna motsvarat verkligheten. Två mätningar är bättre än en eftersom de gör det möjligt att följa hur upplevelsen förändras över tid: den första fångar ofta praktiska frågor och första intryck, medan den andra ger bättre svar om rollen, relationer, ledarskap, arbetsbelastning och kultur. På så sätt behöver inte en enda enkät försöka täcka hela onboardingprocessen.

En onboardingenkät bör vara så kort att den är enkel att besvara men tillräckligt fokuserad för att ge information organisationen kan agera på. Om ni använder flera mätningar behöver inte varje enkät täcka allt – frågorna kan istället anpassas efter var medarbetaren befinner sig i onboardingprocessen. Huruvida enkäten bör vara anonym beror på syftet: anonymitet kan göra det lättare att lämna kritisk feedback, samtidigt kan identifierbara svar vara värdefulla om organisationen vill kunna hjälpa en specifik medarbetare som exempelvis saknar stöd, utrustning eller tydliga arbetsuppgifter. Var därför tydlig med hur svaren behandlas och om de är anonyma, konfidentiella eller identifierbara.

Onboardingenkäter kan hjälpa organisationen upptäcka signaler som annars riskerar att påverka medarbetarens trivsel, engagemang och vilja att stanna, till exempel otydliga förväntningar, bristande stöd eller problem med introduktionen. Enkäten i sig löser inte problemet – värdet uppstår när resultaten följs upp och leder till åtgärder.

En exitenkät är en undersökning som genomförs när en medarbetare ska lämna organisationen. Syftet är att förstå varför personen slutar, hur anställningen har upplevts och vad organisationen kan förbättra för framtida och nuvarande medarbetare. På engelska används bland annat exit survey och employee exit survey.

En avgångsenkät är en enkät som samlar feedback från en medarbetare i samband med att anställningen avslutas. Begreppen avgångsenkät, exitenkät och exitundersökning används vanligtvis för samma typ av mätning, och båda syftar till att förstå medarbetarens erfarenheter och orsakerna till att personen lämnar organisationen.

En exitenkät hjälper organisationen identifiera återkommande orsaker till att medarbetare lämnar, till exempel ledarskap, arbetsmiljö, arbetsbelastning, utvecklingsmöjligheter, arbetsuppgifter, kultur, samarbete, lön och förmåner, förväntningar eller andra organisatoriska faktorer. När flera avgångar analyseras tillsammans blir det lättare att se mönster som inte är synliga i ett enskilt samtal.

En exitenkät bör både mäta orsaken till avgången och den övergripande erfarenheten av arbetsplatsen. Vanliga områden är huvudsaklig anledning till att personen slutar, arbetsuppgifter, arbetsmiljö, arbetsbelastning, närmaste chef, ledarskap, utvecklingsmöjligheter, kultur, samarbete, lön och förmåner samt vad som fungerat bra och vad organisationen kan förbättra.

Bra exitfrågor hjälper organisationen förstå både varför personen lämnar och hur anställningen har upplevts, till exempel vad den främsta anledningen till att sluta är, om något hade kunnat göras annorlunda, hur arbetsuppgifterna och arbetsmiljön upplevts, hur stödet från närmaste chef fungerat, om det funnits möjlighet att utvecklas, vad som fungerat särskilt bra, vad organisationen bör förbättra, och om personen skulle kunna tänka sig att jobba där igen eller rekommendera arbetsplatsen. Öppna frågor är särskilt värdefulla för att förstå varför medarbetaren svarar som den gör.

En exitenkät är en strukturerad undersökning, medan ett exitsamtal är ett personligt samtal med den avgående medarbetaren. Enkäten gör det enklare att använda samma frågor för alla, jämföra svar över tid, hitta återkommande mönster och analysera större mängder data, medan exitsamtalet gör det möjligt att ställa följdfrågor och gå djupare i enskilda erfarenheter. De två metoderna kan därför användas tillsammans.

Exitenkäten bör genomföras i nära anslutning till att anställningen avslutas, till exempel före sista arbetsdagen eller i samband med avslutet, så att medarbetaren svarar medan erfarenheterna fortfarande är aktuella och innan kontakten med organisationen försvinner. Huruvida enkäten bör vara anonym beror på hur organisationen vill använda informationen: anonymitet kan göra det lättare att lämna kritisk feedback, samtidigt kan viss bakgrundsinformation behövas för att analysera exempelvis skillnader mellan verksamhetsområden eller roller. Var tydlig med vem som får se resultaten och om enskilda svar kan identifieras.

eNPS, Employee Net Promoter Score, mäter hur benägen en medarbetare är att rekommendera organisationen som arbetsplats. Frågan ställs vanligtvis på en skala från 0 till 10. Att mäta eNPS i samband med exit kan ge ytterligare information om den övergripande relationen till arbetsgivaren även när personen själv har valt att gå vidare.

Begreppen överlappar men kan ha olika fokus. En exitenkät fokuserar främst på varför personen lämnar och hur anställningen har upplevts. En offboardingenkät kan även mäta själva avslutsprocessen, exempelvis information inför avslutet, överlämning, administration, sista tiden i organisationen samt kontakt med HR och chef. Samma enkät kan innehålla båda perspektiven.

Exitenkäter kan hjälpa organisationen identifiera återkommande orsaker till oönskade avgångar. Om flera personer återkommer till samma problem kan organisationen undersöka vilka förändringar som behövs, till exempel kring ledarskap, arbetsbelastning, utvecklingsmöjligheter eller andra delar av medarbetarupplevelsen.

Onboarding och exit mäter två olika delar av samma medarbetarresa. Onboardingenkäten visar hur medarbetaren upplever starten, medan exitenkäten visar hur personen ser tillbaka på anställningen och varför den avslutas. Genom att använda båda kan organisationen analysera om problem som syns vid exit går att upptäcka tidigare.

Jämför återkommande teman mellan mätningarna. Om exitenkäten till exempel visar att förväntningarna på rollen var otydliga kan ni undersöka onboardingresultaten för frågan om medarbetaren förstår vad som förväntas av den i sin roll. Om exitdata visar att stödet från chefen varit för lite kan onboardingdata jämföras med frågan om medarbetaren får det stöd den behöver från sin närmaste chef. På så sätt kan organisationen identifiera om problem uppstår tidigt och sedan följer med genom anställningen.

Ett enkelt upplägg är tre tydliga mätpunkter: en introcheck efter 2–4 veckor som mäter välkomnande, praktiska förutsättningar, information, system och första kontakt med chef och team, en onboardingcheck efter 2–3 månader som mäter rolltydlighet, arbetsuppgifter, ledarskap, samarbete, kultur, arbetsbelastning och tillhörighet, samt en exitmätning när medarbetaren lämnar som mäter varför personen slutar, ledarskap, arbetsmiljö, utvecklingsmöjligheter, arbetsbelastning, kultur och vad organisationen kunde ha gjort annorlunda. Genom att använda vissa jämförbara frågor i flera mätningar blir det lättare att följa förändringar genom hela medarbetarresan.

Vissa teman kan mätas både tidigt och sent, till exempel rolltydlighet (”Jag förstår vad som förväntas av mig i min roll” vid onboarding jämfört med ”Hur tydliga har förväntningarna på din roll varit?” vid exit), ledarskap (stöd från närmaste chef i båda mätningarna), utveckling (möjligheter att utvecklas) och kultur och tillhörighet (känsla av att vara en del av teamet jämfört med hur kultur och samarbete upplevts). Det gör analysen mellan olika delar av medarbetarresan tydligare.

Ja. Onboarding- och exitflöden kan automatiseras för att minska den manuella administrationen. Med esMaker kan undersökningsflöden byggas tillsammans med respondentdata och integrationer så att rätt undersökning skickas vid rätt steg i medarbetarresan. esMaker kan även integreras med andra system via bland annat API, vilket gör det möjligt att skapa mer sammanhängande flöden mellan organisationens HR-data och medarbetarundersökningar. Det exakta upplägget och vilken integration som är möjlig beror på organisationens HR-processer, systemmiljö och vilken data som ska överföras.

Ja. När onboarding- och exitmätningar hanteras i samma plattform kan resultaten analyseras tillsammans och över tid, vilket gör det enklare att identifiera återkommande teman och följa om problem som uppstår tidigt också återkommer senare. De kan även kombineras med andra medarbetarundersökningar, till exempel medarbetarundersökningar, pulsmätningar, engagemangsmätningar, ledarskapsmätningar och arbetsmiljöundersökningar, så att organisationen kan följa fler delar av medarbetarresan istället för att arbeta med separata mätningar utan samband.

Ja. esMaker erbjuder AI-baserad analys av fritextsvar. Det kan användas som stöd för att bearbeta öppna kommentarer från onboarding- och exitenkäter och få bättre överblick över större mängder kvalitativ feedback. AI-analysen kan kombineras med övrig analys och rapportering i esMaker.

Resultaten bör användas för att identifiera återkommande mönster och prioritera förbättringar. Ett bra arbetssätt är att identifiera de viktigaste resultaten, jämföra onboarding och exit, leta efter återkommande teman, prioritera ett mindre antal förbättringsområden, sätta konkreta åtgärder och sedan följa upp om resultaten förändras i kommande mätningar. Målet är inte bara att mäta medarbetarupplevelsen, utan att använda resultaten för att förbättra den.

esMaker är utvecklat för GDPR-anpassad hantering av undersökningar och datalagring sker i Sverige. Hur en specifik onboarding- eller exitenkät bör utformas beror samtidigt på vilka personuppgifter som samlas in, hur resultaten används och vilka som behöver tillgång till informationen. Var därför tydlig med syftet, hur svaren behandlas och om undersökningen är anonym, konfidentiell eller identifierbar.