Sluttundersøkelse og onboardingundersøkelse

En onboardingundersøkelse er en undersøkelse som følger opp hvordan en ny medarbeider opplever den første tiden i organisasjonen. Den kan måle for eksempel introduksjon, tydelighet i rollen, støtte fra leder og kolleger, tilgang til riktige verktøy, oppgaver, kultur og forventninger. På engelsk brukes også begreper som onboarding survey, employee onboarding survey og new hire survey.

En introduksjonsundersøkelse eller intromåling er en undersøkelse som følger opp den nye medarbeiderens introduksjon og første opplevelse av arbeidsplassen. Begrepene introduksjonsundersøkelse, intromåling og onboardingundersøkelse brukes ofte om nært beslektede målinger og beskriver i praksis det samme grunnbehovet: å følge opp hvordan en ny medarbeider opplever starten i organisasjonen. Forskjellen ligger først og fremst i terminologien og hvor omfattende målingen er – en introduksjonsundersøkelse kan fokusere mer på de første dagene og den praktiske introduksjonen, mens en onboardingundersøkelse også kan følge rolle, ledelse, kultur og tilhørighet i de første månedene.

En onboardingundersøkelse hjelper organisasjonen med å fange opp tidlige problemer og forstå hva som fungerer godt i introduksjonen. Det kan for eksempel gjelde uklare oppgaver, mangel på informasjon, manglende systemer eller verktøy, for lite støtte fra lederen, vansker med å komme inn i teamet, eller uklare mål og forventninger. Når problemene identifiseres tidlig, er det også mulig å handle mens onboardingprosessen fortsatt pågår.

En god onboardingundersøkelse bør måle de praktiske, sosiale og organisatoriske delene av den første perioden. Vanlige områder er rolle og ansvar, forventninger, introduksjon, informasjon, systemer og verktøy, støtte fra lederen, støtte fra kolleger, opplæring, oppgaver, kultur og verdier, en følelse av tilhørighet og den samlede onboardingopplevelsen.

Gode onboardingspørsmål hjelper dere med å forstå om den nye medarbeideren har fått de rette forutsetningene for å lykkes i rollen, for eksempel om personen forstår hva som forventes, om rollen matcher forventningene, om de har fått riktig informasjon og verktøy, om støtten fra lederen har vært tilstrekkelig, om de føler seg velkommen i teamet, om organisasjonens mål og arbeidsmåter er tydelige, og hva som har fungert godt, hva som har manglet, og hva som kan forbedres for fremtidige nyansatte. Kombiner skalaspørsmål med åpne spørsmål, slik at dere både kan følge resultater og forstå årsakene bak svarene.

En onboardingundersøkelse fungerer best når den deles i flere målepunkter i den første perioden. Et enkelt oppsett er to målinger: én etter omtrent 2–4 uker som fokuserer på velkomst, introduksjon, informasjon, utstyr, systemer og tilganger og første kontakt med leder og kolleger, og én etter omtrent 2–3 måneder som fokuserer mer på oppgaver, arbeidsbelastning, ledelse, samarbeid, tydelighet i rollen, kultur, tilhørighet, utviklingsmuligheter og om forventningene har stemt med virkeligheten. To målinger er bedre enn én fordi de gjør det mulig å følge hvordan opplevelsen endrer seg over tid: den første fanger ofte praktiske spørsmål og førsteinntrykk, mens den andre gir bedre svar om rollen, relasjoner, ledelse, arbeidsbelastning og kultur. På den måten trenger ikke én enkelt undersøkelse å dekke hele onboardingprosessen.

En onboardingundersøkelse bør være kort nok til å være enkel å svare på, men fokusert nok til å gi informasjon organisasjonen kan handle på. Hvis dere bruker flere målinger, trenger ikke hver undersøkelse å dekke alt – spørsmålene kan i stedet tilpasses der medarbeideren er i onboardingprosessen. Om undersøkelsen skal være anonym, avhenger av formålet: anonymitet kan gjøre det lettere å gi kritisk tilbakemelding, mens identifiserbare svar kan være verdifulle hvis organisasjonen vil kunne hjelpe en spesifikk medarbeider som for eksempel mangler støtte, utstyr eller tydelige oppgaver. Vær derfor tydelige på hvordan svarene håndteres, og om de er anonyme, konfidensielle eller identifiserbare.

Onboardingundersøkelser kan hjelpe organisasjonen med å fange opp signaler som ellers risikerer å påvirke medarbeiderens trivsel, engasjement og vilje til å bli, for eksempel uklare forventninger, for lite støtte eller problemer med introduksjonen. Undersøkelsen i seg selv løser ikke problemet – verdien oppstår når resultatene følges opp og fører til handling.

En exitundersøkelse er en undersøkelse som gjennomføres når en medarbeider er i ferd med å forlate organisasjonen. Formålet er å forstå hvorfor personen slutter, hvordan ansettelsen har vært opplevd, og hva organisasjonen kan forbedre for fremtidige og nåværende medarbeidere. På engelsk brukes også begreper som exit survey og employee exit survey.

En avslutningsundersøkelse er en undersøkelse som samler inn tilbakemelding fra en medarbeider i forbindelse med at ansettelsen avsluttes. Begrepene avslutningsundersøkelse, exitundersøkelse og exitmåling brukes vanligvis om samme type måling, og begge har som mål å forstå medarbeiderens opplevelser og årsakene til at personen forlater organisasjonen.

En exitundersøkelse hjelper organisasjonen med å identifisere gjentakende årsaker til at medarbeidere slutter, for eksempel ledelse, arbeidsmiljø, arbeidsbelastning, utviklingsmuligheter, oppgaver, kultur, samarbeid, lønn og goder, forventninger eller andre organisatoriske faktorer. Når flere avganger blir analysert sammen, blir det lettere å se mønstre som ikke synes i én enkelt samtale.

En exitundersøkelse bør måle både årsaken til at personen slutter, og den samlede opplevelsen av arbeidsplassen. Vanlige områder er hovedårsaken til at personen slutter, oppgaver, arbeidsmiljø, arbeidsbelastning, nærmeste leder, ledelse, utviklingsmuligheter, kultur, samarbeid, lønn og goder, og hva som har fungert godt og hva organisasjonen kan forbedre.

Gode exitspørsmål hjelper organisasjonen med å forstå både hvorfor personen slutter, og hvordan ansettelsen har vært opplevd, for eksempel hva hovedårsaken til at personen slutter er, om noe kunne vært gjort annerledes, hvordan oppgavene og arbeidsmiljøet har vært opplevd, hvordan støtten fra nærmeste leder har fungert, om det har vært muligheter til å utvikle seg, hva som har fungert særlig godt, hva organisasjonen bør forbedre, og om personen ville vurdert å jobbe der igjen eller anbefale arbeidsplassen. Åpne spørsmål er særlig verdifulle for å forstå hvorfor medarbeideren svarer som de gjør.

En exitundersøkelse er en strukturert undersøkelse, mens en exitsamtale er en personlig samtale med medarbeideren som slutter. Undersøkelsen gjør det lettere å bruke de samme spørsmålene til alle, sammenligne svar over tid, finne gjentakende mønstre og analysere større datamengder, mens exitsamtalen gjør det mulig å stille oppfølgingsspørsmål og gå dypere i individuelle opplevelser. De to metodene kan derfor brukes sammen.

Exitundersøkelsen bør gjennomføres nær slutten av ansettelsen, for eksempel før siste arbeidsdag eller i forbindelse med avgangen, slik at medarbeideren svarer mens opplevelsene fortsatt er aktuelle, og før kontakten med organisasjonen forsvinner. Om undersøkelsen skal være anonym, avhenger av hvordan organisasjonen vil bruke informasjonen: anonymitet kan gjøre det lettere å gi kritisk tilbakemelding, mens noe bakgrunnsinformasjon kan trenges for å analysere for eksempel forskjeller mellom virksomheter eller roller. Vær tydelige på hvem som kan se resultatene, og om enkeltstående svar kan identifiseres.

eNPS, Employee Net Promoter Score, måler hvor sannsynlig det er at en medarbeider vil anbefale organisasjonen som arbeidsplass. Spørsmålet stilles vanligvis på en skala fra 0 til 10. Å måle eNPS i forbindelse med exit kan gi tilleggsinformasjon om det samlede forholdet til arbeidsgiveren, også når personen selv har valgt å gå videre.

Begrepene overlapper, men kan ha ulike tyngdepunkt. En exitundersøkelse fokuserer først og fremst på hvorfor personen slutter, og hvordan ansettelsen har vært opplevd. En offboardingundersøkelse kan også måle selve avgangsprosessen, for eksempel informasjon før avgangen, overlevering, administrasjon, den siste perioden i organisasjonen og kontakt med HR og lederen. Den samme undersøkelsen kan omfatte begge perspektivene.

Exitundersøkelser kan hjelpe organisasjonen med å identifisere gjentakende årsaker til uønskede avganger. Hvis flere personer kommer tilbake til de samme problemene, kan organisasjonen undersøke hvilke endringer som trengs, for eksempel rundt ledelse, arbeidsbelastning, utviklingsmuligheter eller andre deler av medarbeideropplevelsen.

Onboarding og exit måler to ulike deler av den samme medarbeiderreisen. Onboardingundersøkelsen viser hvordan medarbeideren opplever starten, mens exitundersøkelsen viser hvordan personen ser tilbake på ansettelsen, og hvorfor den avsluttes. Ved å bruke begge kan organisasjonen analysere om problemer som vises ved exit, kan fanges opp tidligere.

Sammenlign gjentakende temaer mellom målingene. Hvis exitundersøkelsen for eksempel viser at forventningene til rollen var uklare, kan dere undersøke onboardingresultatene for spørsmålet om medarbeideren forstår hva som forventes i rollen. Hvis exitdata viser at støtten fra lederen har vært for liten, kan onboardingdata sammenlignes med spørsmålet om medarbeideren får den støtten de trenger fra nærmeste leder. På den måten kan organisasjonen identifisere om problemer oppstår tidlig og deretter følger gjennom ansettelsen.

Et enkelt oppsett er tre tydelige målepunkter: en introkontroll etter 2–4 uker som måler velkomst, praktiske forutsetninger, informasjon, systemer og første kontakt med leder og team, en onboardingkontroll etter 2–3 måneder som måler tydelighet i rollen, oppgaver, ledelse, samarbeid, kultur, arbeidsbelastning og tilhørighet, og en exitmåling når medarbeideren slutter som måler hvorfor personen slutter, ledelse, arbeidsmiljø, utviklingsmuligheter, arbeidsbelastning, kultur og hva organisasjonen kunne ha gjort annerledes. Ved å bruke noen sammenlignbare spørsmål i flere målinger blir det lettere å følge endringer gjennom hele medarbeiderreisen.

Visse temaer kan måles både tidlig og sent, for eksempel tydelighet i rollen («Jeg forstår hva som forventes av meg i rollen» ved onboarding sammenlignet med «Hvor tydelige har forventningene til rollen din vært?» ved exit), ledelse (støtte fra nærmeste leder i begge målinger), utvikling (muligheter til å utvikle seg) og kultur og tilhørighet (en følelse av å være en del av teamet sammenlignet med hvordan kultur og samarbeid har vært opplevd). Det gjør analysen mellom ulike deler av medarbeiderreisen tydeligere.

Ja. Onboarding- og exitflyter kan automatiseres for å redusere den manuelle administrasjonen. Med esMaker kan undersøkelsesflyter bygges sammen med respondentdata og integrasjoner, slik at riktig undersøkelse sendes på riktig steg i medarbeiderreisen. esMaker kan også integreres med andre systemer via blant annet API, noe som gjør det mulig å skape mer sammenhengende flyter mellom organisasjonens HR-data og medarbeiderundersøkelser. Det nøyaktige oppsettet og hvilken integrasjon som er mulig, avhenger av organisasjonens HR-prosesser, systemmiljø og hvilke data som skal overføres.

Ja. Når onboarding- og exitmålinger håndteres i den samme plattformen, kan resultatene analyseres sammen og over tid, noe som gjør det lettere å identifisere gjentakende temaer og følge om problemer som oppstår tidlig, også kommer tilbake senere. De kan også kombineres med andre medarbeiderundersøkelser, for eksempel medarbeiderundersøkelser, pulsundersøkelser, engasjementsmålinger, ledelsesmålinger og arbeidsmiljøundersøkelser, slik at organisasjonen kan følge flere deler av medarbeiderreisen i stedet for å arbeide med separate målinger uten sammenheng.

Ja. esMaker tilbyr KI-basert analyse av fritekstsvare. Det kan brukes som støtte til å bearbeide åpne kommentarer fra onboarding- og exitundersøkelser og få bedre oversikt over større volumer av kvalitativ tilbakemelding. KI-analysen kan kombineres med annen analyse og rapportering i esMaker.

Resultatene bør brukes til å identifisere gjentakende mønstre og prioritere forbedringer. En god arbeidsmåte er å identifisere de viktigste resultatene, sammenligne onboarding og exit, se etter gjentakende temaer, prioritere et mindre antall forbedringsområder, sette konkrete tiltak og deretter følge opp om resultatene endrer seg i kommende målinger. Målet er ikke bare å måle medarbeideropplevelsen, men å bruke resultatene til å forbedre den.

esMaker er utviklet for GDPR-tilpasset håndtering av undersøkelser, og datalagring skjer i Sverige. Hvordan en spesifikk onboarding- eller exitundersøkelse bør utformes, avhenger også av hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan resultatene brukes, og hvem som trenger tilgang til informasjonen. Vær derfor tydelige på formålet, hvordan svarene håndteres, og om undersøkelsen er anonym, konfidensiell eller identifiserbar.