Google Forms eller Google formulär är ett populärt verktyg för att skapa enkäter och formulär. Är Google Formulär gratis? Ja. Men är Google Formulär säkert? Det beror på vem du frågar. Om du frågar världens största sökmotor kanske vi kan gissa svaret. Men i Sverige har vi andra lagar, standarder och krav som Svenska företag, organisationer, kommuner och myndigheter måste förhålla sig till.
I den digitala eran stöter vi ofta på det gamla talesättet: "Om du inte betalar för produkten, är du produkten". Google Forms är tilltalande tack vare sin enkelhet, men varför erbjuder Google denna tjänst gratis? Och vilka eventuella risker innebär det för din organisation?
Följ med oss när vi granskar detta närmare och vad som är viktigt att veta om när du använder Google formulär.
Är Google Formulär säkert?
Dataskyddsförordningen (GDPR) - Ett krav som gäller alla Svenska organisationer
GDPR är en europeisk förordning som syftar till att stärka och harmonisera dataskyddet för individer inom EU. Om din organisation hanterar data från svenska medborgare, måste du följa GDPR. Google lagrar ofta data utanför EU/EES, vilket är ett problem när det gäller datatransfers, skyddsnivå och utmaningar när det gäller överensstämmelse med dataskyddsförordningen. Det är klokt att ha i beaktning att Google är ett amerikanskt bolag i ett så kallat tredje land där GDPR inte gäller.
Lagringsplats
Som nämnts ovan kan data som samlas in via Google Forms lagras på servrar utanför Sverige eller EU, vilket kan strida mot GDPR:s strikta regler om dataöverföring utanför EU. Detta kan innebära potentiella problem med dataskydd, eftersom lagarna kring datalagring kan variera beroende på lagringsplatsen. Detta innebär inte bara potentiella GDPR-problem, utan även att data kan bli tillgänglig för andra regeringar under deras lagstiftning.
Lagliga Skyldigheter
Med införandet av lagar som GDPR har organisationer nu en rättslig skyldighet att skydda personuppgifter. Det är inte längre bara en fråga om etik eller förtroende - det är en fråga om överensstämmelse, och överträdelser kan resultera i betydande böter.
Med enkät och analysverktyget esMaker stannar all data stannar säkert i Sverige. Entergate är ett svenskägt bolag, våra servrar ligger i Sverige och ingen dataöverföring sker till något annat land.
Beroende av Tredjepartstjänster
Användning av Google Forms gör dig beroende av deras policyer, som kan förändras. Om Google skulle ändra användarvillkor eller avsluta tjänsten kan det få konsekvenser för ditt data.
Med esMaker: Vi upprättar avtal och PUB-avtal med varje kund för pålitlig och transparent samarbete.
Äganderätt, dataintegritet och kontroll med Google Forms
Medan Google Forms försäkrar dig om att du tekniskt sätt "äger" din data, överförs den till Googles servrar och finns inom Googles ekosystem, och deras omfattande användarvillkor kan ge dem rätt att analysera den. Frågan uppstår då: Vem har den verkliga kontrollen? Detta kan skapa oro kring vem som faktiskt "äger" datan och hur den kan användas. Är ditt data verkligen ditt när det lagras, analyseras och potentiellt används inom Googles ekosystem?
Är ditt data verkligen ditt när det lagras, analyseras och potentiellt används inom Googles ekosystem?
Med esMaker: Din data är din och endast din.
När du använder esMaker, äger du din data på riktigt. Den lagras säkert och förblir under din kontroll. Även efter avslutad användning finns möjligheten att exportera ut all data.
När bör jag välja Google Forms?
Google Forms är ett populärt verktyg för att skapa enkäter och formulär och dessutom gratis. Om din organisation inte är verksamma i Sverige eller hanterar data från svenska medborgare kan Google vara ett kostnadseffektivt val. Inte minst om du inte har behov av någon djupare analys, inte behöver veta vilka som har svarat och föredrar att skicka ut enkäter via ditt personliga konto. Google har en väldigt bra användarmanual där du enkelt kan finna svar på dina frågor utan personlig support.
Tips! Det är viktigt att informera respondenten att datan hanteras av ett amerikanskt bolag.
Förutom säkerhetsaspekter är det viktigt att välja en plattform som inte bara är säker utan kraftfull. Enkät och analysplattformen esMaker ger dig (bland mycket annat):
Avancerad rapportering & analys
Med esMaker har du tillgång till en kraftfull analysmodul som möjliggör jämförelse av svar. Genom att använda filter och jämförelser kan du selektivt granska din data, vilket hjälper dig att få en helhetsbild av situationen. Jämför enkätfrågor, slå ihop och förstå hur de relaterar till varandra. Ta enkelt ut resultatlänkar i realtid uppdelat på olika variabler, som avdelningar.
Dessutom - analysera med AI! esMaker AI generar analys, åtgärsförslag med ett knapptryck på just din enkät.
Designflexibilitet
Även om Google Forms är ett bra verktyg för grundläggande behov, kan de som söker avancerade designalternativ och anpassningar efter varumärke känna sig begränsade.
I esMaker finns möjligheten att anpassa hela flödet, från grafisk profil, utskick, rapporter och avsändare. Koppla med eran SMTP server.
Intergritetsskydd
I esMaker kan man välja att göra utskick till specifika mottagare anonymt men ändå kunna skicka påminnelser. Möjlighet finns också till automatisk rensning (i enlighet med GDPR) och sätta en gräns på minimum antal svar för att visa resultat.
Support
Vi är väldigt stolta över vår support som är fritt tillgängligt för alla inom organisationen obegränsat. På Svenska - såklart!
Slutsats
Medan Google Forms erbjuder en gratis och enkel lösning för datainsamling, är det viktigt för svenska organisationer att noggrant överväga hur och var deras data lagras och behandlas. I den svenska kontexten, där dataskydd och GDPR efterlevnad är av yttersta vikt, kan det vara klokt att överväga säkra verktyg som esMaker för att säkerställa optimal dataskydd och efterlevnad men också för att få ut det mesta av dina enkäter och formulär.
Visste du att? Enkät och analysplattformen esMaker används av över 30 myndigheter som Finansinspektionen, Livsmedelsverket, 180 kommuner, 12 regioner och företag som Volvo, AMF, Företagarna och Apoteket.