Microsoft Forms, en del av Microsofts Office 365-suite, har blivit ett populärt val för många företag och institutioner som söker en lättanvänd lösning för att skapa enkäter och formulär. Även om många litar på Teams och andra verktyg i Microsofts ekosystem, innebär datainsamling – i synnerhet av känslig data – en helt annan säkerhetsdimension som kräver noggrann utvärdering.
I Sverige har vi andra lagar, standarder och krav som Svenska företag, organisationer, kommuner och myndigheter måste förhålla sig till. Hur säkert är Microsoft Forms, speciellt med beaktande av svenska organisationers unika krav? I vår snabbt föränderliga digitala tidsålder, präglad av konstant utveckling, är det kritiskt att kritiskt granska och ifrågasätta teknikleverantörer, oberoende av deras marknadsposition eller rykte.
Följ med oss i en djupdykning för att utforska säkerhetsaspekterna av Microsoft Forms och få insikt i vad du bör vara medveten om när du använder tjänsten.
Är Microsoft Forms säkert?
Dataskyddsförordningen (GDPR) - Ett krav som gäller alla Svenska organisationer
GDPR är en europeisk förordning som syftar till att stärka och harmonisera dataskyddet för individer inom EU. Om din organisation hanterar data från svenska medborgare, måste du följa GDPR. Microsoft ett internationellt företag med datacenter runtom i världen. Trots att de har datacenter inom EU, garanterar det inte alltid att din information stannar inom dessa gränser. Många organisationer kan ofta missa detaljerade klausuler i användaravtalet som tillåter Microsoft att flytta data mellan datacenter. Vilket är ett problem när det gäller datatransfers, skyddsnivå och utmaningar när det gäller överensstämmelse med dataskyddsförordningen. Det är klokt att ha i beaktning att Microsoft är ett amerikanskt bolag.
Lagringsplats
Även om Microsoft har datacenter inom EU, kan data ibland behandlas eller lagras utanför EU, beroende på företagets konfiguration och avtal - vilket kan strida mot GDPR:s strikta regler om dataöverföring utanför EU. Detta kan innebära potentiella problem med dataskydd, eftersom lagarna kring datalagring kan variera beroende på lagringsplatsen. Detta innebär inte bara potentiella GDPR-problem, utan även att data kan bli tillgänglig för andra regeringar under deras lagstiftning.
Organisationer inom offentlig sektor i Sverige har ofta krav på datalagring i Sverige.
Lagliga Skyldigheter
Med införandet av lagar som GDPR har organisationer nu en rättslig skyldighet att skydda personuppgifter. Det är inte längre bara en fråga om etik eller förtroende - det är en fråga om överensstämmelse, och överträdelser kan resultera i betydande böter.
Med enkät och analysverktyget esMaker stannar all data stannar säkert i Sverige. Entergate är ett svenskägt bolag, våra servrar ligger i Sverige och ingen dataöverföring sker till något annat land.
Beroende av Tredjepartstjänster
Som med alla tjänster från stora teknikgiganter, binder du upp dig till deras användarvillkor. Dessa villkor kan ändras när som helst, vilket kan påverka hur din data hanteras och lagras. Om Microsoft beslutar att förändra sin tjänst eller avbryta den, kan det ha direkta konsekvenser för dina insamlade data.
Med esMaker: Vi upprättar avtal och PUB-avtal med varje kund för pålitlig och transparent samarbete.
Äganderätt, dataintegritet och kontroll med Microsoft Forms
Vidare stipulerar Microsofts policyer att de inte kommer att använda din data, inklusive enkätdata från Microsoft Forms, för reklamändamål. Istället samlar de in och behandlar vissa data för att driva, underhålla och förbättra sina tjänster. Så Microsoft menar att du "äger" din data - men att den finns i deras ekosystem, och deras omfattande användarvillkor kan ge dem rätt att analysera den. Frågan uppstår då: Vem har den verkliga kontrollen? Detta kan skapa oro kring vem som säkerheten och hur din data faktiskt kan användas. Är ditt data säker när det lagras, analyseras och potentiellt används inom Microsofts ekosystem?
Även om Microsoft Forms kan erbjuda bättre integritetsgarantier än vissa andra tjänster på marknaden, bör svenska företag och organisationer fortfarande noga överväga hur de använder tjänsten, var deras data lagras och vilka villkor de samtycker till.
Är ditt data verkligen säkert när det lagras, analyseras och potentiellt används inom Microsofts ekosystem?
Med esMaker: Din data är din och endast din.
När du använder esMaker, äger du din data på riktigt. Den lagras säkert och förblir under din kontroll. Även efter avslutad användning finns möjligheten att exportera ut all data.
När bör jag välja Microsoft Forms?
Microsoft Forms är ett populärt verktyg för att skapa enkäter och formulär om du redan använder Microsoft 365. Om du säkerställt att datan du samlar in lagras i Sverige/EU, era säkerhetskrav vid datainsamling täcker Microsofts villkor samt om era behov enkäter och formulär inte kräver avancerad uppbyggnad. Inte minst om du inte har behov av någon djupare analys. Microsoft forms har en väldigt bra användarmanual där du enkelt kan finna svar på dina frågor utan personlig support.
Tips! Det är viktigt att informera respondenten att datan hanteras av ett amerikanskt bolag.
Förutom säkerhetsaspekter är det viktigt att välja en plattform som inte bara är säker utan kraftfull. Enkät och analysplattformen esMaker ger dig (bland mycket annat):
Avancerad rapportering & analys
Med esMaker har du tillgång till en kraftfull analysmodul som möjliggör jämförelse av svar. Genom att använda filter och jämförelser kan du selektivt granska din data, vilket hjälper dig att få en helhetsbild av situationen. Jämför enkätfrågor, slå ihop och förstå hur de relaterar till varandra. Ta enkelt ut resultatlänkar i realtid uppdelat på olika variabler, som avdelningar.
Designflexibilitet
Även om Microsoft Forms är ett bra verktyg för grundläggande behov, kan de som söker avancerade designalternativ och anpassningar efter varumärke känna sig begränsade. I esMaker finns möjligheten att anpassa hela flödet, från grafisk profil, utskick, rapporter och avsändare. Koppla med eran SMTP server.
Intergritetsskydd
I esMaker kan man välja att göra utskick till specifika mottagare anonymt men ändå kunna skicka påminnelser. Möjlighet finns också till automatisk rensning (i enlighet med GDPR) och sätta en gräns på minimum antal svar för att visa resultat.
Support
Vi är väldigt stolta över vår support som är fritt tillgängligt för alla inom organisationen obegränsat. På Svenska - såklart!
Slutsats
Medan Microsoft Forms erbjuder en enkel lösning för datainsamling, är det viktigt för svenska organisationer att noggrant överväga hur och var deras data lagras och behandlas. I den svenska kontexten, där dataskydd och GDPR efterlevnad är av yttersta vikt, kan det vara klokt att överväga säkra verktyg som esMaker för att säkerställa optimal dataskydd och efterlevnad men också för att få ut det mesta av dina enkäter och formulär.
Visste du att? Enkät och analysplattformen esMaker används av över 30 myndigheter som Finansinspektionen, Livsmedelsverket, 180 kommuner, 12 regioner och företag som Volvo, AMF, Företagarna och Apoteket.